Humlegårdens kontorskompass

Hur skapar man ett kontor som stärker både kulturen och affären? Välkommen till Kontorskompassen, där vi visar vägen till ett kontor som fungerar, engagerar och inspirerar. I den här guiden delar vi med oss av konkreta råd för att skapa moderna arbetsplatser där medarbetare trivs, verksamheter utvecklas och vardagen fungerar lite bättre. Oavsett om ni står inför en ombyggnation eller en flytt visar vi hur den fysiska miljön kan stötta verksamhetens mål, arbetssätt och identitet.

Innan vi guidar er på resan, vill vi berätta lite om vår egen.

Det bästa sättet att förstå en kontorsresa är att göra den själv. När vi på Humlegården utvecklade vårt huvudkontor i T-House vid Engelbrektsplan blev det mer än bara en ny arbetsplats. Det blev en möjlighet att utforska hur miljö, kultur och arbetssätt tillsammans kan skapa en plats där människor trivs, samarbetar och får energi.

Erfarenheterna från den resan blev grunden till Kontorskompassen – en guide fylld av insikter, lärdomar och konkreta råd för framtidens arbetsplatser.

Läs mer om Humlegårdens egen kontorsresa

Kontorskompassen – fem steg mot ett nytt kontor

Det nya, dynamiska arbetslivet ställer högre krav på kontoret, som på många sätt har fått en ny roll. Att skapa ett kontor som fungerar som ett strategiskt verktyg för verksamheten handlar idag om mer än inredning och kvadratmeter. Det kräver en genomtänkt process där verksamhetens mål, människors behov och den fysiska miljön samspelar.

I Kontorskompassen guidar vi er genom fem steg – från strategi och nulägesanalys till utformning, implementering och uppföljning. Ta kontakt med oss, så kan vi hjälpa er skapa en arbetsplats som passar just er!

1. Definiera strategi och syfte

Vad är syftet med ert kontor?

Resan mot ett framgångsrikt kontor börjar med att ställa rätt frågor. Innan planlösningar och möbler diskuteras behöver ni definiera vilken roll kontoret ska spela för er verksamhet. Alla bolag är olika och det finns inget facit som passar alla. En bra arbetsplatsstrategi fångar tre perspektiv: den sociala miljön i form av kultur och arbetssätt, den digitala miljön som sedan integreras i den fysiska miljön, som omfattar lokalen och funktioner som stödjer alla de olika typer av aktiviteter som man vill kunna göra på kontoret.

Tips och fördjupning

Formulera kontorets syfte utifrån verksamhetens mål och framtidsvision
Definiera vilka arbetssätt och beteenden miljön ska stötta
Identifiera balansen mellan fokusarbete, tillsammansarbete och social samvaro
Ta fram ledord som kan vägleda hela kontorsresan
Förankra målbilden hos både ledare och medarbetare

En grupp människor som sitter runt ett bord.

En grupp människor som sitter runt ett bord och pratar.

2. Analysera nuläge

Hur används kontoret idag – och vad behöver utvecklas?

För att skapa rätt lösning framåt behöver ni förstå nuläget. Dags att göra en hälsokontroll! Hur används era ytor idag? Vad fungerar bra och vilka behov saknar stöd i den befintliga miljön?

Tips och fördjupning

Genomför beläggningsmätningar för att förstå hur olika ytor används
Kartlägg era arbetssätt, definiera er digitala miljö och hur ni ser på hybridarbete
Intervjua medarbetare och ledning för att fånga flera behov och perspektiv
Identifiera hinder i arbetsmiljö, flöden och samarbete
Våga utmana normer och invanda mönster
Besök andra kontor för inspiration och nya perspektiv

3. Välj plats

Vilket sammanhang är rätt för er?

En arbetsplats ska kunna leverera en bra medarbetarupplevelse, attrahera nya talanger och kanske till och med fungera som ett showroom för besökare och kunder. Det gör läget till en viktig faktor. Närhet till kollektivtrafik, träningsmöjligheter, restaurang- och serviceutbud samt att närmiljön är trygg och välkomnande efterfrågas ofta. Fundera över vilken typ av sammanhang ni vill vara en del av och vilka grundförutsättningar som är viktiga för er.

Tips och fördjupning

Gör research – vilka möjligheter finns? Scanna marknaden
Läge, närområde och utbud – vilka faktorer är viktiga för er? Formulera er önskelista.
Hur stora lokaler behöver ni? Dimensionera rätt: Hur många kommer att vara på kontoret samtidigt? Har ni tillräckligt med ytor för fokuserat individuellt arbete, för arbete i grupp och sociala ytor?
Fundera över vilka funktioner ni kan dela med andra. På många platser kan man dela vissa servicefunktioner, såsom reception och konferensytor.

En stor byggnad med en klocka på fasaden.

Ett rum med ett bord, stolar och en lampa.

4. Skapa en arbetsplats som stödjer verksamheten

För att skapa en framgångsrik verksamhet där medarbetarna trivs och utvecklas behöver man bra förutsättningar, både i form av den fysiska miljön och i kultur och ledarskap. Ett bra kontor möter alla de behov man kan tänkas ha under en arbetsdag, från enskilt fokusarbete till kreativt tillsammansarbete.

Tips och fördjupning

Flexibilitet är viktigt – satsa på miljöer som möter alla behov och som stödjer variation under arbetsdagen.
Inspireras av den ”mentala hälsotallriken” som ger vägledning kring vilka aktiviteter vi behöver dagligen för att må som bäst: rörlighet, ladda, fokustid, leka, umgås, reflektion.
Skapa tydliga zoner för fokus, samarbete och sociala möten.
Arbeta med koncept och storytelling för att skapa identitet.
Ta hänsyn till neurodesign genom medvetna val gällande ljus, ljud, färg, material och grönska.
Välj hållbara och cirkulära lösningar för möbler och inredning.

5. Implementera och utbilda

Skapa trygghet och engagemang i förändringen.

En ny miljö och nya arbetssätt behöver förankras för att bli en naturlig del av vardagen. Med tydlig kommunikation, delaktighet och ett närvarande ledarskap blir förändringen hållbar över tid. Viktigt är också att följa upp och utvärdera hur kontoret stödjer kultur, samarbete och effektivitet. Följ upp hur ytor och funktioner används och gör justeringar vid behov.

Tips och fördjupning

Involvera medarbetarna och skapa engagemang och förståelse för resan och målet.
Innebär det nya kontoret även nya arbetssätt? Utbilda och skapa bra förutsättningar.
Säkerställ att ledare har rätt verktyg för att stötta teamen i förändringen.
Kommunicera tydliga spelregler för hur kontoret ska användas.
Lokalen och atmosfären är viktig, men så är även den sociala samvaron och kulturen. Vad behövs för att skapa en plats som medarbetarna aktivt väljer?
Låt kontoret utvecklas tillsammans med verksamheten. Behov förändras, team växer och arbetssätt utvecklas – följ upp hur ytor och funktioner används och gör justeringar vid behov.

En grupp människor som sitter runt ett bord med bärbara datorer.

Nu börjar det roliga! Vill du ha hjälp med er kontorsresa? Kontakta oss